电子文件归档管理制度

第四条 凡是在本处职能范围活动中形成并具有保存价值的各类电子文件、声像资料、数码照片等电子数据都要归档。各部门应指定专兼职档案员负责本部门的电子文件归档工作，并将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
第五条 为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各部门从电子文件产生时就要严格按制度要求妥善管理，确保不散失、不损失、不失真。
第六条 归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件等。
第七条 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。
第八条 电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。
逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向综合档案室移交的过程。
物理归档。指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。
第九条 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

第十条 电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。